AI-бухгалтер у Telegram з інтеграцією Notion
Ми побудували Telegram-бота, який перетворює хаос фінансових записів у структуровану базу. Скидаєш фото чека або пишеш «хостинг за 1 грн» — бот сам розпізнає, створює запис у Notion та нагадує про регулярні платежі.
- Клієнт
- Concept Agency
- Канал
- Telegram
- База даних
- Notion
- AI Модель
- OpenAI
// Проблема
Витрати є — обліку немає
Підписки, хостинги, інструменти, дрібні платежі підрядникам — у малому бізнесі та агенціях фінанси розкидані по чатах, листах і скріншотах. Наприкінці місяця ніхто не пам'ятає, скільки реально витрачено та куди.
Класичні бухгалтерські сервіси — це форми, поля, категорії та окремий додаток, у який ніхто не заходить. Записи робляться постфактум, частина транзакцій просто губиться.
Ми хотіли інструмент, який живе там, де вже відбувається спілкування — у Telegram. Швидкий як месседж і структурований як база даних.
// Рішення
Бот, який розуміє транзакції природною мовою
Ми створили Telegram-бота, що приймає фото або текст, розпізнає тип транзакції, суму, дату та контрагента — і одразу зберігає це в Notion. Все за 5 секунд, без жодної форми.
Введення природною мовою
Пишеш «send pulse підписка» — бот уточнює суму, формує транзакцію та підтверджує її одним натиском кнопки. Жодних форм та категорій вручну.
Розпізнавання фото чеків
Скидаєш фото квитанції — OCR + LLM витягують суму, дату, контрагента та категорію. Залишається лише натиснути «Зберегти».
Автозапис у Notion
Кожна підтверджена транзакція миттєво з'являється у базі Finance в Notion з усіма полями: тип, назва, сума, дата, контрагент, категорія.
Нагадування про рекуринг
Бот пам'ятає регулярні платежі — хостинги, підписки, оренду — і сам нагадує про них напередодні дати списання.
// Чому не звичайна форма
Ми пробували класичні рішення. І відмовились.
Notion, Google Sheets, бухгалтерські SaaS — все це працює, поки хтось дисципліновано вносить дані. На практиці ніхто цього не робить. Ми спроєктували інструмент під реальну поведінку.
Форма вимагає дисципліни. Чат — ні.
У Telegram вже відбувається спілкування з підрядниками і підписки приходять у месенджер. Логічно фіксувати витрату в тому ж вікні, де вона з'явилась.
Категорії руками — це тертя.
LLM сам визначає категорію (Subscriptions, Other, Hosting тощо) за назвою та контрагентом. Можна перевизначити одним натиском, але за замовчуванням все вже заповнено.
Помилки — це норма, тому є редагування.
Якщо бот неправильно розпізнав назву або суму — кнопка «Редагувати» дозволяє змінити будь-яке поле без перевведення всієї транзакції.
Рекуринг — це найважливіше.
Половина витрат малого бізнесу — це регулярні підписки. Бот сам пам'ятає, що «хостинг» приходить 7 числа, і нагадує заздалегідь.
// Технології
Технологічний стек
Стек обраний так, щоб зібрати рішення за тиждень і не платити за SaaS-підписки.
Чому OpenAI?
OpenAI добре працює з українськими описами транзакцій та фото чеків — Vision модель розпізнає рукописні та друковані квитанції одним викликом, без окремого OCR-пайплайну.
// Ключові можливості
Що вміє бот
Текстовий ввід
Пишеш будь-як: «send pulse 500», «хостінг за 1 грн» — бот розпізнає та структурує.
Фото чеків
Vision-модель витягує суму, дату та контрагента з фото квитанції.
Інтеграція з Notion
Кожна транзакція автоматично з'являється у базі Finance з посиланням на запис.
Нагадування про рекуринг
Бот сам пам'ятає регулярні платежі та нагадує про них напередодні.
Редагування на льоту
Кнопки «Зберегти / Редагувати / Скасувати» — змінити можна будь-яке поле без повторного введення.
Авто-категоризація
LLM визначає категорію за назвою та контрагентом — нічого не треба обирати вручну.
// Результати
Що змінилось після запуску
внутрішня оцінка — власний інструмент агенції
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Час на запис транзакції | 1–2 хвилини у формі | 5 секунд у чаті |
| Втрачені витрати | 20–30% губилось | 0% — фіксуються одразу |
| Пропущені рекуринг-платежі | Кілька разів на місяць | Нагадування заздалегідь |
| Місце зберігання | Скріни, чати, Excel | Єдина база у Notion |
Фінансовий облік перестав бути окремою задачею. Будь-яка витрата фіксується там же, де відбувається — у Telegram. Notion-база Finance стала єдиним джерелом правди для всіх транзакцій.
Готові почати?
Швидкий аудит щоб визначити де зараз ви втрачаєте час і гроші і чи зможе AI це вирішити
